Aug 6, 2020
In der heutigen Folge erfährst du, wie du relativ einfach
unliebsame Aufgaben delegieren kannst, wie du dafür sorgen kannst,
dass dein Backoffice plötzlich von alleine erledigt wird, dass
Rechnungen geschrieben werden, deine Umsatzsteuervoranmeldung
erledigt ist. Deine Stapel auf dem Schreibtisch auf magische Art
und Weise verschwinden.
Du bist nicht Chef, um deine Zeit zu
verschwenden
Eine der wichtigsten Aufgaben als Unternehmer ist es, zu
entscheiden, was man denn eigentlich tut. Womit verbringst du deine
Zeit? Ich persönlich verbringe ehrlicherweise viel zu viel Zeit mit
Dingen, die ich gar nicht selber machen sollte. Da ist jede Menge
Kleinkram bei, aber auch viel zu viele Fachaufgaben. Ich möchte
also quasi die Tipps mit dir teilen, die ich gerade selber wieder
entdecke. Was bringt es denn eigentlich, bestimmte Aufgaben zu
delegieren?
Nun, beginnen wir von vorn: Ich als Geschäftsführer einer GmbH (das
gleiche Thema hast du aber auch als Einzelunternehmer und
Gewerbetreibender) muss einmal im Monat meine ganze
Zettelwirtschaft sortieren. Dutzende Belege,
Reisekostenabrechnungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen,
und und und. Naja und vielleicht kennst du das, man macht es sehr
lange selber, weil „es sind ja nur ein paar Stunden im Monat“ und
„so viel ist das ja gar nicht“ und „das jemandem zu erklären dauert
ja viel länger“… Und ja.
Es gibt tatsächlich ein paar mehr von diesen Aufgaben, die immer
nur „ein paar“ Stunden kosten und ich bin super dankbar, dass Anna
mir den Rücken frei hält und diese Aufgaben für mich übernimmt.
Investiere in Assistenten – virtuell und
real
Wenn du natürlich noch keinen einzigen Mitarbeiter hast und alles
selber machst, dann würde ich dir als ersten Schritt erstmal
empfehlen, ganz einfache Tätigkeiten und Aufgaben zu delegieren.
Such dir eine virtuelle Assistenz. Nach Möglichkeit jemanden von
hier und nicht Hauptsache billig am anderen Ende der Welt, such dir
jemanden in Deutschland, der dann im Zweifelsfall seine 20 oder 25
Euro die Stunde kostet. Für Assistenztätigkeiten findest du für den
Betrag schon gut jemanden. Zwei Assistenzservices in Deutschland
kann ich dir da empfehlen: https://www.my-vpa.com/ und https://de.fiverr.com/
Delegier erstmal kleine Aufgaben, etwas, das dich vielleicht
zwei drei Stunden im Monat kosten würde. Das würde ich dir auf
jeden Fall als ersten Schritt empfehlen, bevor du anfängst,
Mitarbeiter einzustellen oder irgendwas Großes zu machen.
Auch das Abgeben von Arbeiten muss man erst üben. Delegieren,
reviewen, dieser Prozess funktioniert nicht mal eben von
alleine.
Wenn du dann Erfahrungen im Delegieren gesammelt hast, dann weißt
du in etwa, wie es funktioniert und wo es vielleicht hakt. Wenn du
mit einem Ergebnis unzufrieden bist, liegt die Verantwortung mit
bei dir. Natürlich kann auch einfach mal ein Dienstleister schlecht
sein. Gibst du aber Aufgaben ab, dann bist du in der Verantwortung.
Ist das Ergebnis schlecht, hast du entweder schlecht delegiert oder
einen schlechten Job gemacht, die richtige Person auszusuchen.
Manchmal hast du auch einfach mal Pech. Die Verantwortung bei sich
selbst zu suchen, ist eine wichtige Grundvoraussetzung, wenn du
demnächst dann Mitarbeiter einstellen möchtest. Da würde ich dir
als nächsten Schritt empfehlen, erstmal eine 450 Euro – Kraft
einzustellen.
Sortiere aus, was du abgeben kannst
Mach dir gerne im Vorfeld eine Liste. Was sind Tasks, die
wiederkehrend sind? Was muss regelmäßig erledigt werden, auch wenn
du es ungern machst? Wo könntest du dir vorstellen, entlastet zu
werden? Wie sehen deine Prozesse aus? Diese Prozesse sind eine gute
Grundlage für die spätere Einarbeitung deiner Assistenz.
Ja und dann schaust du im zweiten Schritt, dass du dir nach der
virtuellen Assistenz eine persönliche Assistenz suchst, die
räumlich auch in der Nähe ist. Warum? Ich zum Beispiel liebe ein
papierloses Büro. Ich kann das aber nicht leben, wenn ich überall
für Belege kriege. Ich freue mich dann einfach riesig, wenn ich die
einfach in einen Karton schmeiße und meine „magische Anna“ sorgt
dann dafür, dass am Ende des Monats alles ordentlich sortiert
ist.
Überleg dir also ganz konkret, kannst du deiner Assistenz Zugang zum Postfach geben? Oder für irgendwelche Plattformen wie Google oder Facebook, um Ads zu schalten? Meine Assistentin hat tatsächlich Zugang zu meinen Emails und kann sich da im Zweifelsfall selber die rausfischen, wo Belege mit anhängen. Sie hat genauso Zugang zu meiner Bürosoftware. Ich nutze LexOffice, um selber Rechnungen zu schreiben und DATEV, um die vorbereitete Buchhaltung zu machen. Je nachdem kann sie mir dann auch eine Rechnung schreiben, wenn ich zum Beispiel erst noch auf einen unterschriebenen Beleg warten muss. Trudelt diese Mail mit dem Beleg dann ein, kann sie sich den herausfischen und die Ausgangsrechnung stellen.
Der Klassiker im Büro: Briefe und Fristen
Auch ganz normale Ablage ist etwas, was man gut delegieren kann.
Ich persönlich habe nicht viele Briefe, aber ein paar kommen halt
doch rein und manche sind wichtig und ich lege mir die alle auf
einen Stapel – und verpasse dann die Fristen. Sowas kann man prima
auslagern. So bekommst du stückweise wieder mehr Kapazität und mehr
freien Denkraum, um dich um die Dinge zu kümmern, um die du dich
als Geschäftsführer eigentlich kümmern willst.
Deshalb empfehle ich dir, dir erst eine Virtuelle Assistenz und
im zweiten Schritt dann eine echte Bürounterstützung zu suchen. Das
macht das Leben deutlich leichter.
Falls du dir noch unsicher bezüglich der Aufgabenverteilung bist
oder Fragen hast, dann schau gerne in unsere Facebookgruppe rein,
falls du da nicht schon drin bist. Geh dafür einfach bei Facebook
in die IT-founder Gruppe und schick eine kurze Anfrage, dann lasse
ich dich rein, sofern du IT-Unternehmer oder Gründer im IT-Bereich
bist.
Ansonsten wünsche ich dir noch ganz viel Erfolg mit deinem Unternehmen und bis zum nächsten Mal, ciao!
Und wenn dir diese Folge gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn du mir eine 5-Sterne-Bewertung auf iTunes hinterlässt. Als Dankeschön nenne ich dich persönlich in meiner nächsten Folge.
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